LABVIRAL.COM - Berikut ini Struktur Surat Dinas yang biasanya digunakan dalam lingkungan bisnis, pemerintahan, organisasi atau instansi lainnya.
Penting untuk mengetahui seperti apa Struktur Surat Dinas agar surat terlihat profesional dan mudah dipahami.
Oleh karena itu, berikut LabViral.com sajikan Struktur Surat Dinas yang benar dan efektif.
1. Kepala Surat
Kepala surat adalah bagian atas surat yang berisi logo, nama organisasi atau perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lainnya.
Baca Juga: Mengenal Inovasi Fintech "Equity Crowdfunding", Ini Kelebihan dan Kekurangannya
Kepala surat memberikan identitas pengirim surat dan mencerminkan kesan resmi dan profesional.
2. Nomor dan Tanggal
Setelah kepala surat, tuliskan nomor surat dan tanggal penulisan surat. Nomor surat memudahkan dalam identifikasi surat dan pengarsipan, sedangkan tanggal menunjukkan kapan surat tersebut ditulis.
3. Kepada Yth. (Penerima Surat)
Setelah nomor dan tanggal, tuliskan "Kepada Yth." diikuti dengan nama penerima surat. Cantumkan jabatan atau departemen penerima jika perlu.
Baca Juga: Anti Ribet! Simak Cara Daftar Nikah Lewat Platform Online Simkah
Pastikan nama dan jabatan penerima ditulis dengan benar untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman surat.
4. Perihal (Subject)
Setelah "Kepada Yth.", cantumkan perihal atau subjek surat. Perihal harus mencerminkan pokok isi surat secara singkat dan jelas.
Baca Juga: Berapa Sih Biaya Derek Resmi Jasa Marga?
Gunakan kalimat singkat dan padat untuk menggambarkan tujuan utama dari surat tersebut.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka biasanya dimulai dengan "Dengan Hormat," untuk menyampaikan kesopanan dan rasa hormat kepada penerima surat.
Jika Kamu lebih akrab dengan penerima, Kamu dapat menggunakan salam pembuka yang lebih informal, tetapi tetap mengikuti etika dan norma kesopanan.
6. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka adalah bagian di mana Kamu memperkenalkan diri atau organisasi Kamu. Jelaskan tujuan dari surat Kamu dan mengapa Kamu menulis surat tersebut.
Baca Juga: Sejarah Kerajaan Sriwijaya, Kejayaan hingga Keruntuhan di Abad ke-13
Gunakan bahasa yang sopan dan jelas untuk menyampaikan pesan Kamu dengan baik.
7. Isi Surat
Setelah paragraf pembuka, masuklah ke inti isi surat. Jelaskan secara detail informasi atau permohonan yang ingin Kamu sampaikan.
Gunakan paragraf yang terstruktur dengan baik untuk memudahkan pembaca memahami pesan Kamu. Pastikan Kamu mengorganisir isi surat dengan jelas dan berurutan.
8. Penutup
Baca Juga: Anti Gaptek! Begini Cara Cek Besaran dan Kecepatan RAM di PC
Setelah menyampaikan isi surat, masuk ke bagian penutup. Gunakan kalimat yang sopan dan ramah, seperti "Demikian surat ini kami sampaikan." atau "Hormat kami." untuk menandakan bahwa surat telah selesai.
9. Tanda Tangan
Setelah penutup, berikan tanda tangan Kamu di bawahnya. Jika surat dikirim atas nama perusahaan atau organisasi, pastikan tanda tangan berasal dari pihak yang berwenang dan ditunjuk untuk mewakili organisasi tersebut.
10. Nama dan Jabatan Pengirim
Di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkap dan jabatan Kamu sebagai pengirim surat. Ini menunjukkan identitas Kamu dan peran Kamu dalam organisasi atau perusahaan.
11. Lampiran (Jika Ada)
Jika surat Kamu dilengkapi dengan lampiran, sebutkan dalam bagian akhir surat. Misalnya, "Lampiran: Daftar Nama Peserta" atau "Lampiran: Proposal Proyek".
Baca Juga: Menjadi Artis Paling Kaya Indonesia 2023, Rei Utami Punya Bisnis Nikel Sampai Property
12. Salam Penutup
Terakhir, sertakan salam penutup seperti "Hormat kami," "Terima kasih," atau salam penutup lainnya yang sesuai dengan konteks surat dan hubungan antara pengirim dan penerima.
Kesimpulan
Struktur Surat Dinas yang tepat sangat penting untuk menjaga kesan profesional dan efektif dalam komunikasi resmi.
Dengan mengikuti panduan lengkap di atas, Kamu dapat menyusun surat dinas dengan baik, mudah dipahami, dan memberikan kesan yang positif pada penerima.
Ingatlah untuk selalu mengutip nomor surat dan tanggal penulisan untuk mempermudah identifikasi dan referensi di masa mendatang.
Praktikkan etika dan sopan santun dalam penulisan surat dinas untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan efisien dalam lingkungan bisnis dan pemerintahan.***
